Código de ética

1. Missão

1.1. O Cartório da Prainha tem como missão, isto é, como razão de ser, “dar forma aos sonhos da vida do cidadão, desde o seu nascimento”, bem como “prestar serviços públicos notariais e registrais com urbanidade, humanidade, eficiência, qualidade, segurança jurídica e celeridade”.

2. Visão

2.1. O Cartório da Prainha tem como visão, isto é, como objetivo constante a ser atingido, “ser referência nos serviços notariais e registrais, bem como estar inserido em perfeita sintonia com a Sociedade Santarena e com o Oeste do Pará, sempre pronto para atender às demandas e aos desafios da nossa região”.

3. Valores e Princípios Fundamentais

3.1. São valores, isto é, princípios fundamentais, do Cartório da Prainha, os seguintes:

3.1.1. Ética e Transparência;

3.1.2. Organização;

3.1.3. Cooperação e a Solidariedade;

3.1.4. Publicidade, Autenticidade, Segurança Jurídica e Eficácia dos Atos Jurídicos (PASE);

3.1.5. Eficiência na prestação de serviços;

3.1.6. Responsabilidade Social e Ambiental;

3.1.7. Amor pela atividade Notarial e Registral.

4. Política Organizacional

Manter o bom relacionamento com o Poder Público, com os demais cartórios, bem como com a sociedade em geral os clientes e usuários, garantindo-se a qualidade do serviço prestado, a melhoria contínua e a segurança jurídica.

5. Respeito aos clientes e usuários do Cartório

5.1. Todos os colaboradores devem tratar os clientes e usuários do Cartório com respeito e urbanidade, pois o cliente e usuário não é apenas um ato notarial e registral, mas um ser humano sujeito de direitos.

5.2. Independentemente das convicções pessoais do colaborador, jamais este deve violar o direito à diversidade e à dignidade da pessoa humana, não se admitindo, em nenhuma hipótese, quaisquer atos discriminatórios, seja em relação à origem, condição social, raça, cor, sexo, orientação sexual, crença, religião ou filosofia de vida, deficiência, estado civil, situação familiar, posição hierárquica, ideologia política ou associação com entidade de classe.

6. Respeito à Dignidade dos Colaboradores

6.1. O trabalho deve ter como objetivo assegurar a dignidade do colaborador. Nesse sentido, o Cartório da Prainha busca se adequar a todos os requisitos da legislação trabalhista, bem como aos requisitos de segurança e saúde do trabalho, buscando respeitar a dignidade e a diversidade de seus colaboradores e parceiros.

6.2. Com efeito, o Cartório da Prainha não tolera qualquer forma de trabalho análogo ao de escravo, forçado ou infantil, ou qualquer forma de assédio ou agressão, seja ele físico, psicológico, moral ou sexual, ou ainda qualquer forma de discriminação, preconceito ou intimidação entre colaboradores e parceiros de negócios.

6.3. Todos os colaboradores devem se respeitar mutuamente, primando pela manutenção de um ambiente de trabalho harmonioso e amistoso.

6.4. Todos os colaboradores devem cooperar e colaborar entre si, independentemente das suas funções e tarefas originais, evitando o retrabalho dos demais colaboradores.

6.5. Todos os colaboradores devem manter o ambiente de trabalho limpo e organizado.

6.6. Todos os colaboradores devem zelar pela integridade dos arquivos e dos utensílios de trabalho do Cartório.

6.7. Todos os colaboradores devem envidar esforços para evitar o desperdício de recursos e materiais do Cartório.

6.8. O Cartório da Prainha promove, de acordo com o seu planejamento, encontros e cursos periódicos de capacitação técnica de seus colaboradores, a fim de desenvolver as competências individuais e buscar uma constante melhoria na prestação dos serviços.

6.9. O Cartório da Prainha incentiva a integração social de seus colaboradores, por meio de encontros e atividades sociais festivas periódicas.

7. Responsabilidade Social

7.1. O Cartório da Prainha busca se relacionar com fornecedores e instituições comprometidas com causas sociais e incentiva os seus colaboradores a participarem de campanhas e a compartilhar suas competências e habilidades em projetos sociais.

7.2. O Cartório da Prainha envida esforços para que as suas atividades signifiquem o acesso aos direitos civis por parte de todos os seus clientes e usuários.

7.3. Todos os colaboradores do Cartório da Prainha devem ter consciência do alcance e do impacto de suas atribuições na vida das pessoas e da sociedade de Santarém e região.

8. Responsabilidade Ambiental

8.1. O cartório da Prainha aplica a filosofia de consumo e sustentabilidade dos chamados “5R’s”, da seguinte forma:

8.1.1. Repensar: consumir produtos de modo responsável;

8.1.2. Reduzir: o consumismo;

8.1.3. Reaproveitar: reaproveitamento de materiais;

8.1.4. Reciclar: transformar para reutilizar;

8.1.5. Recusar: produtos que prejudicam o meio ambiente.

8.2. O Cartório da Prainha se esforça em tomar iniciativas para contribuir com a minoração e diminuição do impacto ambiental de suas ações e atividades, por meio das seguintes práticas concretas:

8.2.1. Eliminação de copos descartáveis para os colaboradores, que devem usar copos ou garrafas individuais laváveis e reutilizáveis;

8.2.2. Redução das impressões em papel e não impressão de documentos que produzem seus efeitos já no formato digital;

8.2.3. Reutilização de rascunhos em blocos de anotações;

8.2.4. Promoção da separação do lixo reciclável, caso a coleta seletiva esteja disponível no Município;

8.2.5. Consumo consciente de energia elétrica, conforme os seguintes exemplos:

8.2.5.1. Monitorar com frequência a temperatura e a intensidade das centrais de ar-condicionado;

8.2.5.2. Apagar as luzes dos ambientes ao sair;

8.2.5.3. Desligar os ventiladores quando não mais houver ninguém no ambiente;

9. Integridade, transparência e uniformidade dos atos notariais e de registro

9.1. O Cartório da Prainha disponibiliza em sua sede e em seu site a lista de todos os documentos obrigatórios para a prática de cada ato requerido pelo usuário, de forma que nenhum ato pode ser praticado sem a apresentação de todos os documentos obrigatórios, exceto quando autorizado por lei ou ato normativo.

9.2. O procedimento previamente estabelecido pelo Cartório para a prática de qualquer ato notarial e registral deve ser integralmente observado pelo colaborador responsável.

9.3. Na hipótese de o procedimento previamente estabelecido não poder ser concluído, por qualquer razão, referida situação deverá ser reportada ao colaborador superior ou ao Tabelião.

9.4. Não se admite, em nenhuma hipótese, facilitação de prática de atos notariais e registrais sem que os documentos obrigatórios tenham sido apresentados.

9.5. Os atos que requerem assinatura, como escrituras, procurações, registros de nascimento, casamento e óbito, dependem da prévia conferência com o documento de identificação original com foto apresentado pelo signatário, cuja cópia é arquivada no cartório.

9.6. É expressamente proibida a lavratura de atos sem a presença física do signatário, quando esta for exigida por Lei ou ato normativo.

9.7. Todos os reconhecimentos de firma devem ser realizados conforme as regras dos artigos 368 a 376, do Provimento n. 02/2019/CJRMB-CJCI/TJPA – Código de Normas dos Serviços Notariais e de Registro, sob pena de, em caso de responsabilização do Tabelião por erro ou culpa, este ingressar com Ação Judicial de Regresso contra o escrevente que praticou o ato de reconhecimento de firma, sem prejuízo de eventual desligamento do escrevente da serventia.

9.8. É expressamente proibida a autenticação de cópia sem que o original tenha sido apresentado e conferido, respeitadas as regras especiais da autenticação eletrônica.

9.9. Não se admite a concessão indevida de desconto ou gratuidade não prevista expressamente em Lei ou em determinação judicial.

9.10. A prática de qualquer ato notarial ou registral que não esteja previamente estabelecida em padrões e procedimentos internos do Cartório, bem como de atos que configurem novidade ou inovação, deverão ser previamente comunicados e autorizados pelo Tabelião.

9.11. Os atos de aditamento ou rerratificação de atos notariais, averbação de atos registrais ou cancelamento de quaisquer atos deverão ser previamente autorizados pelo Tabelião.

9.12. Os atos de registro tardio de nascimento e mudança de gênero somente poderão ser praticados pelo Oficial ou alguém por este designado especificamente para o ato concreto requerido.

9.13. A lavratura de Testamentos Públicos somente poderá ser feita pelo Tabelião, ou, caso este tenha comunicado previamente ao Juízo competente, pelo Tabelião Substituto.

9.14. Todos os modelos próprios de atos notariais e de registro, procedimentos e minutas produzidos pelo Cartório da Prainha são propriedade intelectual do Cartório e não podem ser compartilhados com qualquer terceiro interessado sem prévia autorização do Tabelião Titular.

10.Impedimento e vedação de práticas com conflito de interesse e mediante o oferecimento de vantagem indevida

10.1. O Cartório da Prainha respeita a individualidade, a privacidade e as escolhas de seus colaboradores, de modo que não deve o colaborador tomar qualquer atitude ou praticar qualquer ato que configure, ou pareça configurar, conflito de interesse, parcialidade ou comprometimento da integridade dos atos notariais e de registro.

10.2. Qualquer atitude que esteja ou pareça estar em conflito de interesse ou que comprometa a isenção e a imparcialidade do Cartório ou que puder

comprometer a integridade do ato notarial e registral deve ser evitada e não será tolerada.

10.3. Configuram hipóteses de conflito de interesse, dentre outras:

10.3.1. Praticar atos notariais e registrais sobre os quais tenha interesse pessoal econômico;

10.3.2. Praticar atos notariais e registrais que envolvam parentes, até o terceiro grau, por consanguidade ou afinidade, do colaborador;

10.3.3. Praticar atividade ou desempenhar função que possa prejudicar seu trabalho no Cartório da Prainha ou influenciar negativamente suas ações;

10.3.4. Disseminar informações confidenciais ou utilizá-las em benefício próprio ou de terceiros;

10.3.5. Disseminar informações que possam prejudicar pessoas, colaboradores internos e o próprio Cartório.

10.4. O colaborador só poderá aceitar presentes, seja de natureza de perfumaria, cosmético ou alimentícia, desde que o cliente assine uma declaração afirmando que está concedendo o presente, cujo valor não ultrapasse R$100,00 (cem reais) e desde que não seja algo recorrente, sem nenhuma expectativa ou exigência de compensação ou retribuição por parte do colaborador.

10.5. Em nenhuma hipótese será tolerada a solicitação, a exigência ou o recebimento, ainda que não solicitado, de vantagem indevida ou recompensa que possam caracterizar benefício ou favorecimento pessoal de qualquer colaborador, para a facilitação de atos notariais e registrais não permitidos.

10.6. O Cartório da Prainha não tolera qualquer ato de corrupção, e todos os colaboradores e fornecedores devem zelar pela observância das leis e regramentos aplicáveis.

10.7. A violação às regras dos itens 9.5 e 9.6 não será tolerada e caracteriza hipótese de desligamento do colaborador.

10.8. O recebimento de pagamentos de atos notariais e registrais antecipados, configurados como “depósito prévio”, por qualquer colaborador, deverá ser imediatamente informado ao Caixa, sob pena de o colaborador arcar pessoalmente com o pagamento do referido valor, caso este não seja localizado.

10.9. O sistema informatizado de senhas de atendimento, respeitando-se a ordem de prioridades legais, deverá ser respeitado rigorosamente, exceto na hipótese de o usuário ou cliente tiver previamente agendado o ato por meio dos canais institucionais do Cartório, bem como na hipótese de o cliente estar praticando algum outro ato protocolar.

11.Da Responsabilidade Civil e Criminal

11.1. Embora o Tabelião e Oficial Titular seja civilmente responsável pelos prejuízos que causar a terceiros, por dolo ou culpa, pessoalmente, ou por seus substitutos ou escreventes, todos os colaboradores ficam cientes da possibilidade do direito de regresso, nos termos da legislação em vigor.

11.2. Os colaboradores são criminalmente responsáveis pelos atos que praticarem contra terceiros, quando houver tipificação legal.

12.Prevenção e combate à lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo e sonegação fiscal

12.1. Todos os colaboradores do Cartório da Prainha devem observar os mecanismos de prevenção à lavagem de dinheiro, ao financiamento de terrorismo e à sonegação fiscal, nos termos do Provimento n. 088/2019, da Corregedoria Nacional de Justiça.
12.2. Com efeito, consiste em dever de todos os colaboradores informar aos seus superiores qualquer constatação ou suspeita de ato que possa configurar lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo e sonegação de tributos.

13.Respeito ao sigilo profissional e cumprimento das normas relativas ao tratamento de dados pessoais

13.1. Todos os colaboradores do Cartório da Prainha têm o dever de guardar sigilo sobre a documentação e os assuntos de natureza reservada de que tenham conhecimento em razão do exercício de sua função, nos termos do art. 30, VI, da Lei n. 8.935/1994 – Lei de Notários e Registradores.
13.2. Ademais, o Cartório da Prainha observa os deveres, os requisitos e as responsabilidades decorrentes da Lei n. 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – sobre as formas de coleta, tratamento e compartilhamento de dados pessoais a que tiver acesso, bem como respectivas responsabilidades.

14.Relação com fornecedores e parceiros

14.1. O Cartório da Prainha incentiva o relacionamento de excelência, transparência e confiança mútua com os seus fornecedores, prestadores de serviço e parceiros de negócios, criando um ecossistema de integridade, de modo a prover o Cartório com produtos e serviços que contribuam com o sucesso da Missão e da Visão do Cartório.

14.2. O Cartório da Prainha zela para que os processos de compras e contratações justas e transparentes, com alto padrão de qualidade e sustentabilidade.

15.Canais de Denúncia

15.1. O Cartório da Prainha dispõe de um Canal de Denúncia, no site do Cartório, aberto a todos os colaboradores, prestadores de serviço, fornecedores, usuários e clientes, respeitando-se o sigilo e a confidencialidade do denunciante.
15.2. Por meio do Canal de Denúncia poderão ser relatados quaisquer possíveis violações à legislação e a este Código de Ética.

15.3. As denúncias serão apuradas de maneira confidencial e o Cartório da Prainha não tolerará qualquer retaliação ou ameaça de retaliação contra

qualquer denunciante.

16.Penalidades

16.1. A violação a este Código de Ética poderá acarretar as seguintes penalidades:

16.1.1. Advertência verbal reservada;

16.1.2. Advertência escrita;

16.1.3. Suspensão;

16.1.4. Término da relação de trabalho.

16.2. Qualquer penalidade aplicada deve estar em conformidade com a legislação pertinente.

17.Revisão e aplicação

17.1. Sempre que necessário e oportuno, este Código de Ética deverá ser revisado e atualizado, dando-se ciência a todos os colaboradores.